Quand recourir au service d’une permanence téléphonique ?

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décembre 3, 2021

Quand recourir au service d’une permanence téléphonique ?

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Il existe 2 manières pour gérer les appels entrants au sein d’une société. D’abord, ils peuvent être confiés à un salarié ou à un responsable de l’entreprise. Ensuite, les appels peuvent être redirigés vers un centre d’appel externe.

Solliciter le service d’un centre d’appel

La plupart des missions en entreprise peuvent être externalisées. Autrement dit, ces services peuvent être confiés à un prestataire externe. C’est le cas par exemple de la comptabilité ou de la gestion des appels. Pour cette dernière mission, les chefs d’entreprise devront contacter une agence telle que lesdemoiselles.tel. Les formules proposées par un télésecrétaire répondent à plusieurs besoins. D’abord, le service est parfait lorsque la société ne souhaite pas s’encombrer d’un secrétaire. En effet, la présence du personnel au sein de la structure peut augmenter les dépenses de l’entreprise. Par contre, les dépenses sont maîtrisées avec l’offre d’un centre d’appel. L’entreprise peut arrêter la collaboration à tout moment. Le groupe réalise jusqu’à 70 % d’économies avec ce service.

Ensuite, la prestation s’adapte au besoin des sociétés dont le secrétaire est en congé ou en vacances. Cette situation est délicate puisqu’il faut continuer à répondre aux appels des clients et des collaborateurs. Le chef d’entreprise peut assurer la gestion des appels dans ce cas. Toutefois, il s’agit d’une tâche qui demande du temps et requiert beaucoup de concentration. Mieux vaut donc confier provisoirement la mission à un secrétaire à distance. Enfin, l’offre peut aider lors d’un pic d’activité. Le standard téléphonique de l’entreprise devient saturé durant certaines périodes de l’année. C’est le cas lors des fêtes de fin d’année, de Pacque ou de la Saint-Valentin. Afin de répondre à toutes les demandes, il convient de rediriger certains appels vers un centre d’appel externe.

Le principe du standard téléphonique externalisé

Presque tous les secteurs d’activité peuvent recourir à ce service. Il y a par exemple :

  • Les cliniques médicales
  • Les cabinets juridiques
  • Les entreprises diverses

Le concept est très simple puisque tous les appels entrants sont redirigés vers un centre d’appel. L’appelant va toutefois discuter avec un professionnel capable de répondre à toutes ses attentes lors de l’appel.  Outre la réception d’appel, le secrétaire à distance enregistre les rendez-vous et prend des notes.

Quelles agences sollicitées ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses agences capables de gérer les appels entrants à distance. Afin de trouver le bon prestataire, il convient d’analyser la qualité du service, les tarifications, les formules et la zone couverte. Les domaines de compétence du groupe sont également très importants. Effectivement, il est conseillé de choisir un expert capable de répondre efficacement aux clients. Des compétences en droit, dans le domaine médical ou en marketing sont nécessaires pour tenir le poste, mais cela dépend du public cible de l’entreprise cliente.